Behandling av kunders personuppgifter

Heka är din personuppgiftsansvarige

Som personuppgiftsansvarig ansvarar Helsingfors stads bostäder Ab (Heka) för att kundens, det vill säga dina personuppgifter, behandlas på det sätt som dataskyddslagstiftningen kräver.

På vilken grund behandlar vi dina personuppgifter?

Hyresförhållande

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna genomföra hyresförhållandet och de rättigheter och skyldigheter som är förknippade med detta. I ett hyresförhållande grundar sig behandlingen av dina personuppgifter på en lagstadgad skyldighet och på hyresavtalet mellan dig och Heka.

Vi behöver dina personuppgifter i följande frågor relaterade till hyresförhållandet för att boendet hos Heka ska löpa på bästa möjliga sätt:

• uppföljning av hyresbetalning och övriga betalningar
• upprätthållande av boenderegister
• elektroniska felmeddelanden och hantering av dem
• uppföljning av lägenhetsspecifika förbruknings- och energiuppgifter
• åtgärder relaterade till underhåll och renovering av bostaden
• nyckelhantering och elektroniskt låssystem
• bilplats-, bastu- och tvättstugetider
• dörröppningsservice
• kommunikation om renoveringar av en lägenhet eller fastighet
• kommunikation relaterad till hyresförhållandet
• uppgifter relaterade till att sköta ärenden hos kundtjänsten
• leverans av betalningsverifikat på hyror
• åtgärder för indrivning av obetalda hyror och övriga kostnader relaterade till indrivning
• skötsel av boendestörningar
• feedback- och kundnöjdhetsenkäter.

Utöver dessa uppgifter behandlar vi dina hälsouppgifter relaterade till coronavirusepidemin som känsliga uppgifter, ifall du lämnar dessa uppgifter till Heka när du sköter ärenden (t.ex. i ett telefonsamtal eller en felrapport). Heka behandlar dessa hälsouppgifter endast under undantagstillståndet orsakat av coronan. 

Utskickslista för nyhetsbrev

När du går med i utskickslistan för nyhetsbrev behandlas dina personuppgifter på grundval av ditt samtycke. Du ger ditt samtycke skriftligen när du går med i utskickslistan för nyhetsbrevet på formuläret på Hekas webbplats.

Vi använder personuppgifterna du ger för att skicka ett nyhetsbrev till dig med jämna mellanrum. Nyhetsbrevet ger dig aktuell information om till exempel Hekas verksamhet, boende och invånarverksamhet.

Om du inte längre vill ha nyhetsbrevet från oss kan du när som helst radera dig från utskickslistan via avregistreringslänken i nyhetsbrevet.

Bostadsbytesbörsen

Vi lagrar dina personuppgifter på Bostadsbytesbörsen, så att vi kan upprätthålla dina användaruppgifter och för att du ska kunna lämna ett meddelande om bostadsbyte och ta emot meddelanden från övriga användare eller Bostadsbytesbörsen, samt svara på meddelanden om bostadsbyte som lämnats av andra. 

Mobilapplikationen Ekoekspertti

Via mobilapplikationen Ekoekspertti deltar du i utvecklingen av miljöfrågor i husgemenskapen i en digital miljö. När du har registrerat dig som användare av mobilapplikationen Ekoekspertti behandlar vi dina personuppgifter för följande ändamål:

• tillhandahållande av applikationen och hantering av användarförhållandet
• utveckling av applikationen och innehållen
• personifiering av applikationen och innehållen
• säkerställande av funktionalitet och teknisk utveckling av applikationen
• säkerställande av säkerheten för Heka och applikationsanvändarna, förhindrande av missbruk av applikationen
• användar- och applikationskommunikation.

Dessutom grundar sig behandlingen av personuppgifter på användarvillkoren för applikationen, som du godkänner när du registrerar dig som användare av applikationen. 

Kundtjänstens kameraövervakning

Kundtjänsterna på Hekas områdeskontor har kameraövervakning. Vår kundtjänst har kameraövervakning för att vi ska kunna garantera säkerheten för våra kunder som sköter ärenden hos kundtjänsten och för våra anställda.

Vi behandlar kameraövervakningens bildinspelningar på grundval av en berättigad fördel.

Inom kundtjänsten är kameraövervakningen inte inriktad på en individ, utan på kundtjänstlokalerna i allmänhet.

Vi kontrollerar endast bildinspelningarna från kundtjänstens kameraövervakning för att utreda störningar.

Parkeringshusets kameraövervakning

Det finns tillfällig kameraövervakning i parkeringshusen vid Hekas objekt. Man informerar om kameraövervakningen tydligt med skyltar.

Parkeringshusen har kameraövervakning om det bedöms nödvändigt för att förhindra störningar och skadegörelse. 

Vi behandlar bildinspelningarna från parkeringshallarnas kameraövervakning på grundval av en berättigad fördel.

Vi granskar endast bildinspelningarna från parkeringshallarnas kameraövervakning för att reda ut störningar eller skadegörelser.

Personuppgifter som samlas in om dig

Hyresförhållande

• Vi samlar in namn, personbeteckning, kontaktuppgifter samt in- och utflyttningsdatum för huvudhyresgästen och huvudhyresgästens sambo eller maka/make. 
• Vi samlar in namn, födelsedatum, kontaktuppgifter och in- och utflyttningsdatum för övriga vuxna kunder som bor i Heka.
• Vi samlar in namn, födelsedatum och in- och utflyttningsdatum för minderåriga kunder som bor i Heka.

Under boendetiden samlar vi även in följande nödvändiga personuppgifter:

• uppgifter gällande hyresavtal
• förändringar som sker i boende och hyresförhållande (t.ex. förändring av familjestorlek, boenderegisteranmälan, tillstånd för uthyrning i andra hand, överföring av hyresrätt, uppsägning av hyresavtal)
• uppgifter om överlåtelser av nycklar, nyckelhantering och elektroniska låssystem
• bilplats-, bastu- och tvättstugetider
• felanmälningar du gör och underhålls- och renoveringsarbeten som gjorts i bostaden
• uppgifter om evakueringsboende
• uppgifter som rör bostadsbyte
• klagomål som rör boendet samt utfärdade anmärkningar och varningar
• uppgifter som rör betalning av hyra
• indrivnings- och vräkningsåtgärder
• kundens uppgifter för e-tjänsten.

Under boendetiden samlar vi in följande känsliga personuppgifter:

• hälsouppgifter relaterade till coronaviruset under undantagstillståndet orsakat av coronan.

Utskickslista för nyhetsbrev

När du går med i utskickslistan för nyhetsbrev måste du uppge åtminstone din e-postadress.

Om du vill kan du även uppge följande personuppgifter när du går med i utskickslistan:

• ditt namn
• områdeskontoret för det verksamhetsområde där du bor
• bakgrundsinformation om din invånaraktivitet.

Bostadsbytesbörsen

När du registrerar dig på Bostadsbytesbörsen samlar vi in ​​följande personuppgifter om dig:

• användarnamn
• e-postadress
• information om den senaste inloggningen.

Om du vill kan du även uppge ditt telefonnummer när du registrerar dig på Bostadsbytesbörsen.

Mobilapplikationen Ekoekspertti

I mobilapplikationen Ekoekspertti behandlar vi följande av dina personuppgifter:

• din e-postadress
• din signatur
• ditt boendeobjekt i Heka
• de utmaningsuppgifter du utfört.

Kundtjänstens kameraövervakning

Kameraövervakningens bildmaterial från kundtjänsten sparas. 

Parkeringshusets kameraövervakning

Kameraövervakningens bildmaterial från parkeringshuset sparas. 

Överlämnande av dina personuppgifter

Heka kan överlämna dina personuppgifter till en tredje part i till exempel följande situationer:

• Heka kan överlämna dina personuppgifter till FPA i samband med betalning av hyra och bidrag på grundval av lag.
• Heka kan överlämna dina personuppgifter till socialmyndigheterna i för att utföra en boenderådgivartjänst och bedöma behovet av socialvård på grundval av lag eller med ditt samtycke.
• Heka kan överlämna dina personuppgifter till Helsingfors stads bostadstjänster i syfte att byta bostad på grundval av lag. 
• Heka kan överlämna dina personuppgifter till övriga myndigheter på grundval av rätten till informationstillgång enligt lagen som gäller dem.
• Heka kan överlämna dina personuppgifter när det krävs enligt lag, till exempel i samband med rättegångsförfaranden. 
• Heka kan överlämna dina personuppgifter till försäkringsbolag för behandling av skadeståndskrav.
• Heka kan överlämna dina personuppgifter till betrodda tjänsteleverantörer som agerar som behandlare av personuppgifter för Hekas räkning och i enlighet med anvisningarna. Dylika tjänsteleverantörer är bland annat Hekas samarbetspartner för indrivning, samarbetspartner för nyckelhantering, tjänsteleverantörer för IT-system samt entreprenörer.
• Heka kan överlämna boenderegistret till huskommittén för ett invånarmöte på grundval av lag. 
• Heka kan överlämna dina personuppgifter för vetenskaplig forskning eller statistik.
• När du flyttar ut kan Heka överlämna dina kontaktuppgifter till en ny invånare för visning av bostaden, om du ger tillstånd till det. 
• Heka överlämnar inte personuppgifter du gett på Bostadsbytesbörsen till utomstående.
• Heka kan överlämna poängen du har samlat i mobilapplikation Ekoekspertti, för att andra användare av applikationen kan se hur de kan utföra gemenskapsutmaningar och visa poängrankningar.

Internationella överföringar av uppgifter

Heka behandlar inte dina personuppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Lagrande av dina personuppgifter

Heka lagrar dina personuppgifter endast så länge som lagringen är nödvändig. Bestämmandet av lagringstiden påverkas av ändamålet med personuppgifterna och lagstiftningen.

Vanligtvis lagrar Heka dina personuppgifter under hela din kundrelation, och det kan också bli nödvändigt att behandla dina personuppgifter efteråt på grund av till exempel fakturering, indrivning och rättsliga åtgärder.

Vi lagrar personuppgifterna du uppgett för nyhetsbrevets utskickslista så länge du önskar få vårt nyhetsbrev.

Personuppgifterna du uppgett på Bostadsbytesbörsen lagras när ditt användarnamn är aktivt. Passiva användarnamn raderas automatiskt tre månader efter den senaste inloggningen. 

I mobilapplikationen lagrar vi dina personuppgifter under hela den tid du använder applikationen. Därefter kan det vara nödvändigt att behålla dina personuppgifter till exempel på grund av rättsliga åtgärder.

Vi lagrar i regel kundtjänstens kamerainspelningar i 14 dagar från inspelningen, om det inte finns befogad anledning att lagra inspelningen under en längre tid till exempel för att reda ut en störning.

Vi lagrar i regel parkeringshusets kamerainspelningar i 21 dagar från inspelningen, om det inte finns befogad anledning att lagra inspelningen under en längre tid till exempel för att reda ut en skadegörelse.

Din dataskyddsrätt

Du har rätt att få bekanta dig med personuppgifterna som rör dig själv. Du kan korrigera och uppdatera personuppgifter som rör dig själv. Korrigering och uppdatering av personuppgifter görs alltid mest behändigt via Hekas kundtjänst.

Du har rätt att begära att dina uppgifter raderas. Heka kan dock inte radera alla dina uppgifter, eftersom en del av dina personuppgifter är nödvändiga för att fullfölja dina rättigheter och skyldigheter relaterade till hyresförhållandet. Att bo i Heka förutsätter behandling av personuppgifter.

Du har rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter inom gränserna för gällande dataskyddslagstiftning.

Om du vill bekanta dig med personuppgifterna som rör dig själv, vänligen fyll i denna blankett. Efter att du levererat blanketten verifierar Heka din identitet via en elektronisk signaturtjänst. Du kan även göra en granskningsbegäran hos Hekas kundtjänst, då måste du ha med dig ett identitetsbevis. Heka strävar efter att leverera dina personuppgifter till påseende per e-post inom 30 dagar efter att din begäran om granskning har tagits emot.

Du har rätt att överföra dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig inom gränserna för tillämplig dataskyddslagstiftning. Detta gäller de personuppgifter du överlämnat och som samlas in på grundval av ditt samtycke eller hyresavtalsförhållande. Du har inte rätt att överföra dina personuppgifter om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på lag.

Du har rätt att klaga hos den nationella dataskyddsmyndigheten om du anser att Heka har brutit mot dataskyddslagstiftningen vid behandlingen av dina personuppgifter. I Finland riktas klagomålet till dataombudsmannen.

Skyddande av dina personuppgifter

Heka använder lämpliga datatekniska och administrativa dataskyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter. 

Heka förutsätter också korrekt skyddande av uppgifter från sina samarbetspartner. 

Har du frågor om dataskydd?

Du kan kontakta Hekas dataskyddsansvarige per e-post tietosuoja@hekaoy.fi om du har frågor om vår dataskyddspolicy.