Työnhakijan henkilötietojen käsittely

Heka on rekisterinpitäjä

Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka) toimii tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä käsitellessään työnhakijan eli sinun henkilötietojasi.

Millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Kun haet meille töihin, käytämme antamiasi henkilötietoja työhakemuksesi käsittelyyn. Käytämme hakemuksesi käsittelyssä hakijaprofiilia, johon työhakemuksessa antamasi tiedot kerätään. Hakijaprofiilisi henkilötietoja voidaan hyödyntää myös muissa rekrytoinneissamme.

Henkilötietojesi käsittely perustuu hakulomakkeessa antamaasi suostumukseen.

Henkilötietojasi voidaan käyttää automatisoidun päätöksenteon pohjana. Jokaista avoinna olevaa työpaikkaa kohden on laadittu yksilöllinen vaatimusprofiili. Hakulomakkeessa antamiasi vastauksia verrataan automaattisesti vaatimusprofiiliin.

Käytämme rekrytointiprosessissa tarvittaessa työpsykologisia testejä.

Sinusta kerättävät henkilötiedot rekrytoinnin aikana

Rekrytoinnin aikana sinusta kerätään henkilötietoja, jotka olet itse antanut työhakemuksessasi tai sen liitteissä. Henkilötietosi tallennetaan käyttämäämme rekrytointijärjestelmään.

Rekrytoinnin aikana käsittelemme seuraavia henkilötietojasi:

• nimesi
• yhteystietosi (sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite)
• antamasi vastaukset hakulomakkeen kysymyksiin
• ansioluettelosi
• henkilökohtainen hakemuskirjeesi
• muut mahdolliset liitetiedostot (esimerkiksi todistukset)
• mahdolliset videohaastattelutallenteet
• mahdolliset työpsykologisten testien testivastaukset.

Henkilötietojesi luovuttaminen

Emme luovuta rekrytoinnissa antamiasi henkilötietoja kolmansille tahoille.

Rekrytointijärjestelmässämme henkilötietojasi kerätään Hekan lukuun ja Hekan ohjeistuksen mukaisesti.

Kansainväliset tietojensiirrot

Emme käsittele henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Henkilötietojesi säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen.

Arkistoimme henkilötietosi rekrytointijärjestelmän tietokannasta kaksi vuotta rekrytoinnin päättymisen jälkeen.

Jos lähetät meille avoimen työhakemuksen, arkistoimme henkilötietosi kuuden kuukauden kuluttua avoimen työhakemuksen saapumisesta.

Tietosuojaoikeutesi

Sinulla on oikeus tutustua itseäsi koskevaan henkilötietoon. Voit korjata ja päivittää itseäsi koskevat henkilötiedot hakijaprofiilissasi.

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojen korjaamista tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tietosuojalainsäädännön rajoissa, mutta huomioithan, että monet henkilötiedot ovat välttämättömiä rekrytointiprosessissa. Sinulla on oikeus tulla unohdetuksi, mutta huomioithan, että tämän jälkeen hakijaprofiilisi ja työhakemuksesi eivät ole enää voimassa, emmekä voi enää huomioida työhakemustasi.

Kun haluat tutustua itseäsi koskevaan henkilötietoon, pyydämme täyttämään tämän lomakkeen. Lomakkeen toimittamisen jälkeen todennamme henkilöllisyytesi allekirjoituspalvelun kautta.

Muita tietosuojaoikeuksia koskevien pyyntöjen osalta pyydämme sinua olemaan yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja(at)hekaoy.fi.

Henkilötietojesi suojaaminen

Antamiasi henkilötietoja pääsevät tarkastelemaan Hekan HR-osaston työntekijät sekä rekrytoinnista vastaava esihenkilö.

Kaikkia henkilöitä, joilla on pääsy sinun henkilötietoihisi, sitoo salassapitovelvollisuus.

Jos sinulla on turvakielto, käänny työpaikkailmoituksessa annetun yhteyshenkilön puoleen.

Harkitsethan myös huolellisesti, mitä tietoja annat työhakemuksessasi. Anna ainoastaan tietoja, jotka ovat kyseisen työtehtävän kannalta merkityksellisiä.

Onko sinulla kysyttävää tietosuojasta?

Hekan tietosuojavastaava on juristi Jenna Yli-Arvo.

Voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaan sähköpostitse tietosuoja(at)hekaoy.fi, jos sinulla on kysymyksiä tietosuojakäytännöistämme.

Jos sinulla on kysyttävää yksittäiseen työpaikkailmoitukseen liittyen, olethan yhteydessä työpaikkailmoituksessa mainittuun yhteyshenkilöön.