Sidosryhmien henkilötietojen käsittely

Heka on henkilötietojesi rekisterinpitäjä

Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka) toimii tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä käsitellessään sinun henkilötietojasi.

Millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Hankintojen kilpailuttaminen

Heka voi käsitellä henkilötietojasi julkisten hankintojen kilpailuttamiseksi.

Ehdokas tai tarjoaja, jonka henkilöstöön kuulut, voi luovuttaa henkilötietojasi meille hankintamenettelyyn osallistumiseksi. Käsittelemme henkilötietoja hankintamenettelyn toteuttamiseksi eli muun muassa hankinnan valmistelemiseksi, ehdokkaan tai tarjoajan soveltuvuuden arvioimiseksi, muutoksenhakumenettelyitä varten sekä hankintasopimuksen valmistelemiseksi ja toteuttamiseksi. Henkilötietojesi käsittely perustuu tällöin lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseen. Heka on velvollinen noudattamaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016) sekä muuta julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Henkilötietojen käsittely julkisten hankintojen kilpailuttamisen yhteydessä perustuu myös rikosrekisterilain (770/1993) ja tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (1233/2006) mukaisiin velvollisuuksiimme.

Heka voi käsitellä henkilötietojasi myös silloin, kun teemme hankintoja, joihin ei sovelleta julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Tarjoaja, jonka henkilöstöön sinä kuulut, voi luovuttaa sinua koskevia tietoja meille tehdäkseen hankinnasta tarjouksen. Käsittely perustuu tällöin lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseen ja oikeutettujen etujemme toteuttamiseen:

• Henkilötietojesi käsittely on tarpeen julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettuun lakiin (1397/2016) perustuvien velvollisuuksiemme noudattamiseksi, kun teemme hankintaoikaisupäätöksiä.
• Henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen myös tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (1233/2006) mukaisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi.
• Lisäksi meidän on käsiteltävä henkilötietoja esimerkiksi Hekan ja tarjoajien välistä yhteydenpitoa varten, tarjousten käsittelemiseksi, tarjoajien soveltuvuuden arvioimiseksi sekä toimittajayhteistyön aloittamiseksi. Siten henkilötietojen käsittely perustuu myös oikeutettuihin etuihimme, jotka liittyvät Hekan ja tarjoajan väliseen suhteeseen.

Yhteistyösopimukset

Heka käsittelee henkilötietojasi, kun sinut on nimetty sopimuskumppanimme yhteyshenkilöksi tai kun olet tehnyt kanssamme yhteistyösopimuksen esimerkiksi yksityisenä elinkeinonharjoittajana.

• Käsittelemme henkilötietojasi sopimussuhteeseen perustuvien oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi. Käsittely on tarpeen sopimuksen valmistelemiseksi, sopimuksen sekä siihen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, sopimussuhteen ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi sekä sopimushallintaa varten.
• Kun olet sopimuskumppanimme, käsittelemme henkilötietojasi meidän oikeutettujen etujemme toteuttamisen ohella myös suoraan keskinäisen sopimuksemme toteuttamisen ja valmistelun perusteella.

Hima-lehden postituslista

Heka käsittelee henkilötietojasi Hima-lehden jakelua varten silloin, kun olet osallistunut lehden tekemiseen esimerkiksi free-toimittajana, valokuvaajana tai haasteltavana. Tällöin henkilötietojesi käsittely perustuu sinun ja Hekan yhteistyösuhteeseen eli oikeutettuun etuumme.

Heka voi käsitellä henkilötietojasi Hima-lehden jakelua varten, kun kuulut sidosryhmäämme. Hima-lehti on Hekan asukasmedia, jossa kerromme elämästä Hekan vuokrakodeissa. Jakelemme Hima-lehteä säännöllisesti sidosryhmillemme. Se on osa meidän ja sidosryhmiemme välistä tiedottamista, viestintää ja yhteydenpitoa. Henkilötietojesi käsittely perustuu oikeutettuihin etuihimme, jotka liittyvät Hekan ja edustamasi sidosryhmän väliseen sidosryhmä- tai yhteistyösuhteeseen.

Jos et enää halua Hima-lehteämme, voit milloin tahansa poistua postituslistalta ilmoittamalla asiasta sähköpostitse osoitteeseen viestinta@hekaoy.fi.

Uutiskirjeen postituslista

Uutiskirjeen postituslistalle liittyessäsi henkilötietojasi käsitellään antamasi suostumuksen perusteella. Annat suostumuksen kirjallisesti, kun liityt Hekan verkkosivuilla olevalla lomakkeella uutiskirjeen postituslistalle. 

Käytämme antamiasi henkilötietojasi uutiskirjeen lähettämiseen säännöllisin väliajoin. Uutiskirjeessä saat ajankohtaista tietoa esimerkiksi Hekan toiminnasta, asumisesta ja asukastoiminnasta. 

Jos et enää halua meiltä uutiskirjettä, voit milloin tahansa poistua postituslistalta uutiskirjeessä olevan perumislinkin kautta. 

Sinusta kerättävät henkilötiedot

Referenssitiedot hankinnoissa

Hankintamenettelyn aikana keräämme sinusta referenssitietoina seuraavat henkilötiedot:

• nimesi
• tehtävänimikkeesi tai tittelisi
• puhelinnumerosi
• koulutustietosi
• referenssikohteen osoitetiedot ja lyhyt kuvaus referenssin sisällöstä.

Sopimuskumppaneiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot

Yhteyshenkilönä toimiessasi keräämme sinusta seuraavat henkilötiedot:

• nimesi
• tehtävänimikkeesi tai tittelisi
• sähköpostiosoitteesi
• puhelinnumerosi
• tarvittaessa työhön liittyvä pätevyys.

Hima-lehden postituslista

Hima-lehden postittamista varten keräämme sinusta nimen sekä osoitteen.

Uutiskirjeen postituslista

Uutiskirjeen postituslistalle liittyessäsi sinun on ilmoitettava vähintään sähköpostiosoitteesi. 

Voit halutessasi ilmoittaa postituslistalle liittyessäsi myös nimesi.

Arkaluonteiset henkilötiedot

Emme käsittele arkaluonteisia henkilötietoja.                     

Henkilötietojesi luovuttaminen

Henkilötietoja käsittelevät Hekan työntekijät, joiden työtehtävät edellyttävät kyseisten henkilötietojen käsittelyä.

Meillä on yhteistyökumppaneita, jotka käsittelevät henkilötietoja meidän lukuumme henkilötietojen käsittelijöinä. Ne noudattavat käsittelyssä Hekan ja kyseisen sopimuskumppanin välistä sopimusta sekä Hekan antamia ohjeita. Tällaisia palveluntarjoajia ovat muun muassa julkisten hankintojen kilpailutusjärjestelmän palveluntarjoaja, tiedonhallintajärjestelmän palveluntarjoaja, muut IT-järjestelmien palveluntarjoajat sekä Hima-lehden painotalo.

Voimme luovuttaa henkilötietojasi viranomaisille, kuten Kilpailu- ja kuluttajavirastolle ja työsuojeluviranomaisille, niiden lakisääteisten valvontatehtävien ja tiedonsaantioikeuksien perusteella. Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietojasi oikeudenkäyntimenettelyitä varten esimerkiksi markkinaoikeudelle. Luovutamme henkilötietoja myös muissa tapauksissa lainsäädännön niin vaatiessa.

Kansainväliset tietojensiirrot

Emme käsittele tai luovuta henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Henkilötietojesi säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen

Heka säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin säilyttäminen on tarpeen. Säilytysajan määräytymiseen vaikuttavat henkilötietojen käyttötarkoitus ja lainsäädäntö. 

Uutiskirjeen postituslistaa varten antamiasi henkilötietoja säilytämme niin kauan kuin haluat vastaanottaa uutiskirjettämme.   

Tietosuojaoikeutesi

Sinulla on oikeus tutustua itseäsi koskevaan henkilötietoon ja saada jäljennös henkilötiedoistasi. Voit korjata ja päivittää itseäsi koskevat henkilötiedot kätevästi henkilöstöhallinnon järjestelmässä.

Lisäksi sinulla on oikeus:

• vaatia, että oikaisemme mahdollisesti virheelliset ja epätarkat henkilötiedot
• vaatia tietojen poistamista tietosuoja-asetuksessa mainituilla perusteilla
• vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksessa mainituilla perusteilla
• saada itse toimittamansa tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten sekä tietosuoja-asetuksessa mainituilla muilla perusteilla; ja
• tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että Heka on rikkonut henkilötietojesi käsittelyssä tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valitus osoitetaan tietosuojavaltuutetulle. 

Kun haluat tutustua itseäsi koskevaan henkilötietoon, pyydämme täyttämään tämän tarkastuspyyntölomakkeen.  Lomakkeen toimittamisen jälkeen todennamme henkilöllisyytesi Signom-palvelun kautta.

Pyrimme vastaamaan tietosuojaoikeuksiasi koskeviin pyyntöihin viimeistään kuukauden kuluessa yhteydenotosta.

Tietojesi suojaaminen

Hekassa on käytössä asianmukaiset tietotekniset ja hallinnolliset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi.

Kaikkia henkilöitä, joilla on pääsy henkilötietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus.

Onko sinulla kysyttävää tietosuojasta?

Hekan tietosuojavastaava on juristi Jenna Yli-Arvo.

Voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaan sähköpostitse tietosuoja(a)hekaoy.fi, jos sinulla on kysymyksiä Hekan tietosuojakäytännöistä.