Ärendehantering och kundtjänst

Att uträtta ärenden med Heka påverkas alltid av om du är part i hyresavtalet eller annan boende. På OmaHeka-boendesidorna kan man:

• lämna felanmälningar till Heka och följa hur behandlingen framskrider
• kontakta Hekas kundtjänst och lämna meddelanden till Heka om hyresbetalning eller hyresgästdemokrati
• kolla och uppdatera sina kontaktuppgifter och bankkontonummer
• ta del av uppgifter om bostaden och räddningsplanen 
• läsa Hekas boendemeddelanden
• lämna servicebegäran till oss i olika situationer som gäller boende och kontrakt, som anmäla störande grannar eller rökning, ansöka om tillstånd för att renovera själv, anmäla överföring av hyresrätt eller beställa bostadsinspektion.
• kolla uppgifterna i hyreskontraktet
• kolla hyran och andra avgifter
• göra ändringar i uppgifterna om de personer som bor i bostaden
• säga upp hyreskontraktet för bostaden.

Om du inte under bostadssökningsprocessen har registrerat dig i tjänsten Ansökan om hyresbostad, följ dessa steg:

1. Klicka på Skapa användarnamn. Du kommer att uppmanas att ange din e-postadress. Till den skickas därefter en länk för att bekräfta e-postadressen och fortsätta skapa din kod. Bekräftelselänken är giltig i 24 timmar.
2. Öppna länken i din inkorg. Välj att identifiera dig med bankkoder. Då omdirigeras du till Telias tjänst för identifiering. Följ instruktionerna för tjänsten för identifiering.
3. När du har identifierat dig uppmanas du att välja ett lösenord som du i fortsättningen behöver när du loggar in på OmaHeka.
4. Nu kan du börja använda OmaHeka!

Om du tidigare har registrerat dig hos en annan hyresvärd eller under bostadssökningsprocessen, gör så här:

1. Du kan använda samma användarnamn och lösenord som du har registrerat dig med. Vid den första inloggningen ska du identifiera dig på OmaHeka-boendesidor och välja ett lösenord. Du hänvisas till stark identifiering med nätbankskoder eller mobil-id. Följ anvisningarna från tjänsten.
2. Logga in med det användarnamn och lösenord som du skapade.

Om du inte har nätbankskoder eller mobil autentisering kan du besöka ett kundtjänstställe för att identifiera dig.

1. Boka först en tid via kundtjänsten för att identifiera dig. För att identifiera dig behöver du ett giltigt pass eller identitetskort. 
2. När du har identifierat dig kan du registrera dig som användare av tjänsten. Klicka på Skapa användarnamn. Du kommer att uppmanas att ange din e-postadress. Till den skickas därefter en länk för att bekräfta e-postadressen och fortsätta skapa din kod. Bekräftelselänken är giltig i 24 timmar.
3. Öppna länken i din inkorg. Klicka på Identifiera dig på en byrå. Därefter blir du ombedd att välja ett lösenord som du i fortsättningen behöver när du loggar in på OmaHeka.
4. Nu kan du börja använda OmaHeka!

Du kan beställa en länk på inloggningssidan för att byta lösenord. Du får en länk till din e-post för att byta lösenordet. Länken är giltig i 24 timmar. Lösenordet måste innehålla minst tio tecken, en liten bokstav, en stor bokstav, en siffra och ett specialtecken. Webbplatsen hjälper dig att välja rätt slags lösenord.

Om du inte får något bekräftelsemeddelande på e-post, kontrollera att e-postadressen du angav är korrekt eller att meddelandet inte hamnade i skräpposten. Om du inte hittar meddelandet kan du försöka igen om en stund.

Om bekräftelsemeddelandet i e-postmeddelandet är för gammalt ska du börja om från början med att skapa en kod.

Det går inte att ändra användarnamnet. Om din e-postadress ändras, registrera dig på nytt med den nya e-postadressen.

Om inloggning försöks med fel lösenord fem (5) gånger i följd, låses kontot i 15 minuter. Användaren får ett e-postmeddelande med information om orsaken, varaktigheten och instruktioner för att låsa upp kontot på finska, svenska och engelska. Du kan vänta 15 minuter och försöka logga in igen, eller återställa lösenordet via funktionen ”Glömde du ditt lösenord?”. En lyckad återställning tar bort låsningen omedelbart.

Du får tillgång till boendesidornas funktioner och innehåll först när ditt hyresavtal börjar gälla.

För att säkerställa funktionaliteten av OmaHeka-boendesidorna, kontrollera att popupfönster är tillåtna.

Om du upptäcker att vissa funktioner på boendesidorna inte fungerar, testa att använda webbplatsen på en annan enhet (t.ex. på mobilen eller surfplattan) och med en annan webbläsare (t.ex. Google Chrome eller Mozilla Firefox).

Kontakta Hekas kundtjänst vid andra problem med registreringen, inloggningen eller användningen av OmaHeka-boendesidorna.

Lämna in en icke-brådskande felanmälan som inloggad på våra OmaHeka-boendesidor eller utan att logga in med en webblankett. När du lämnar in en felanmälan på boendesidorna kan du följa hur behandlingen av anmälan framskrider och även se dina tidigare felanmälningar.

Felanmälningar som lämnas elektroniskt skickas direkt till fastighetsservice för behandling. Vi åtgärdar de anmälda felen snarast möjligt. Du får ett meddelande till din e-post/boendesidorna om hur reparationen framskrider.

Du kan bara göra en felanmälan för den bostad du bor i. Du kan bifoga en bild på det upptäckta felet med anmälan.

Vår underhållspersonal kontaktar alltid den boende innan de besöker bostaden. Om ett besök i bostaden krävs för att sköta din felanmälan, vänligen svara på underhållspersonalens samtal från numret som börjar 09 5767.

Anmäl alltid fel som kräver omedelbar reparation, såsom vattenläckage, avloppsstopp och elektriska fel

• på måndag till torsdag kl. 9–11 till kundtjänstens nummer 09 5767 3000
• övriga tider till journumret 09 5767 3100.

Icke-brådskande felanmälningar som lämnas in utanför kontorstiden kan överföras för att skötas under kontorstid.

Om du glömmer dina nycklar hemma kan du beställa en avgiftsbelagd dörröppning från oss. Beställ dörröppning

• på måndag till torsdag kl. 9–11 från kundtjänstens nummer 09 5767 3000
• övriga tider från journumret 09 5767 3100.

Vår personal kommer till din hjälp så snart som möjligt, vanligtvis senast en timme efter beställning beroende på arbetssituationen. Dörröppning är en avgiftsbelagd tjänst. Vi skickar en faktura för dörröppning per post.

Av säkerhetsskäl öppnar vi endast dörren för de boende som finns i boenderegistret. Du måste styrka din identitet till exempel med ett pass eller annat bildförsett identitetsbevis. Vänligen se till att alla boende i din bostad har antecknats i boenderegistret.

Nycklarna lämnas inte längre tillbaka till Heka utan till BLC Turva Oys serviceställe. Nycklarna hämtas också på BLC Turvas serviceställe. När de boende behöver lämna tillbaka eller hämta nycklarna får de boende instruktioner från Hekas kundtjänst.

BLC Turvas serviceställe finns på Backasgatan 2 (ingång: korsningen mellan Vääksyvägen och Industrigatan). Öppettider och kontaktuppgifter finns på BLC Turvas webbplats (på finska). Nycklarna kan även återlämnas när servicestället är stängt. Vi tillhandahåller instruktioner för återlämnande av nycklarna.

Kundtjänsten för boende vid bostadsaktiebolag ger råd till de boende vid bostadsaktiebolag

• via e-post på asiakaspalvelu.asoyasunnot@hekaoy.fi
• per telefon på 09 5767 4000. Telefontjänsten är tillgänglig måndag till fredag kl. 9–12.

Hekas bostäder vid bostadsaktiebolagen är ettor och tvåor i bostadsaktiebolagen runtom i Helsingfors. Bostäderna har tidigare tillhört Oy Helsingin Asuntohankinta Ab.

• Du kan kontakta hyresrådgivningen via punkten Meddelanden på OmaHeka-boendesidorna.
• Per telefon måndag till torsdag kl. 9–11 på numret 09 5767 3000. Välj först servicespråket och därefter linje 2. Samtalets pris är din operatörs mobilsamtalsavgift eller lokalnätsavgiften om du ringer med trådtelefon. Samtalen spelas in.

Hyresrådgivningen på Viborgsgatan 2 betjänar enligt tidsbokning

• onsdagar kl. 9–15
• torsdagar kl. 9–15.

Boka en tid till kundtjänsten om ett besök är nödvändigt för att sköta ett ärende. Det mesta görs enklast på OmaHeka-boendesidorna.

Via bokningsknappen nedan kan du boka en tid i Hekas kundtjänsts elektroniska kalender. Du kan bara boka en tid till vår kundtjänst i kalendern. Eventuella besök för fastighetsförvaltning eller boenderådgivning måste avtalas per telefon eller via e-post.

Tidsbokningsblanketten är finskspråkig.

Gör så här:

1. Läs anvisningarna.
2. Fyll i dina kontaktuppgifter.  
3. Välj en orsak för ditt besök.
4. Ange i punkten Mer information närmare om vilket ärende du ska sköta i kundtjänsten så att kundtjänstmedarbetaren kan förbereda sig.
5. Du får en bokningsbekräftelse i din e-postadress om du har angett den vid bokningstillfället.
6. Skriv ner den tid du bokade.
7. Avboka ditt möte om du får förhinder. Avboka eller omboka tiden via länken i bekräftelsemeddelandet eller genom att ringa kundtjänsten.

Om du bor i en bostad vid bostadsaktiebolag, boka en tid till kundtjänsten via e-post eller per telefon från kundtjänsten för bostäderna vid bostadsaktiebolagen.

Vår kundtjänst finns i Alphyddan på Viborgsgatan 2.

Det är lätt att komma till kundtjänsten med bland annat bussarna 500 och 510 (hållplats: Sturegatan). Även spårvagnarna 3 (hållplats: Alphyddan) och 9 (hållplats: Sturegatan) trafikerar nära. Det tar cirka 10–15 minuter att promenera från Tripla och Sörnäs metrostation till Viborgsgatan.

Se rutten till vår kundtjänst i HRT:s ruttguide.

Viborgsgatan har ingen kundparkering. Den närmaste större parkeringsplatsen finns på Borgbackens parkeringsplats.

Kundtjänsten finns i byggnadens första våning. Ingången till kundtjänsten finns vid dörren efter hissarna. Anmäl dig vid mottagningsdisken då du anländer till kundtjänsten.

Med fullmakten kan du ge en annan person fullmakt att sköta dina ärenden. Du kan utnyttja fullmakten då du av en eller annan orsak inte kan sköta ärenden som gäller hyresrelationen. 

Du kan ge fullmakten med den allmänna fullmakten i fullmaktsblanketten. Utifrån den kan någon annan sköta alla dina ärenden som gäller hyresrelationen. 

Du kan även ge en fullmakt för en viss åtgärd. En engångsfullmakt kan behövas då du till exempel vill att någon annan säger upp hyresavtalet, bilplatsen eller bastuturen, returnerar eller hämtar nycklarna till bostaden, beställer ett disponentutlåtande eller till exempel ansöker om tillstånd för egen renovering för din del. Någon annan kan även be om information om ditt hyresavtal och om betalningarna efter att ha uppvisat fullmakten. 

Dessutom kan du med fullmakt ge någon annan fullmakt att överföra din hyresrätt till en familjemedlem som bor i bostaden. Efter att hyresgästen har avlidit används fullmakt då dödsbodelägarna ger en viss person fullmakt att representera dödsboet. 

Om det inte finns ett lämpligt alternativ bland fullmaktsblanketterna kan du befullmäktiga en annan person med en fullmakt som du fritt formulerar i fullmaktsblankettens öppna fält.

Anmäl fullmakten med fullmaktsblanketten nedan. Fyll i blanketten (pdf, på finska) och lämna in den till Hekas kundjtjänst eller ge fullmakten till personen som uträttar ärenden för din räkning. Fullmaktstagaren kan även lämna in fullmakten per e-post på asiakaspalvelu@hekaoy.fi.