Hekan vastuullisuusperiaatteet
Me Hekalla haluamme toimia vastuullisesti ja odotamme sitä myös yhteistyökumppaneiltamme. Hekan vastuullisuusperiaatteet kokoavat yhteen meille kaikille yhteiset pelisäännöt. Vastuullisuusperiaatteet viestivät Hekan arvotyöstä.
Hekan vastuullisuusperiaatteisiin sitoutuminen on perusedellytys yhteistyölle. Jatkossa vastuullisuusperiaatteet ovat osa jokaisen hankinnan sopimusasiakirjakokonaisuutta.
Vastuullisuus on enemmän kuin lakien ja määräysten noudattamista. Hekan vastuullisuusperiaatteiden lähtökohtana on halu ymmärtää yhteistyökumppaniemme kestävyysvaikutuksia ja ohjata yhteistyökumppaneitamme toimimaan vastuullisemmin. Olemme tunnistaneet arvoketjujen merkityksen Hekan vastuullisuuteen vaikuttavana tekijänä. Hekalla vastuullisuus näkyy kaikessa toiminnassamme konkreettisina tekoina. Kohtelemme yhteistyökumppaneitamme tasapuolisesti ja syrjimättömästi, sekä mahdollistamme hankinnoissamme rehdin kilpailun.
Hekan strategia ja vastuullisuusohjelma ohjaavat omaa toimintaamme. Vastuullisuutemme lähtökohtana on kohtuuhintaisen, laadukkaan ja turvallisen arjen tarjoaminen asukkaillemme. Asukkaidemme tarpeet ohjaavat Hekan toimintaa. Lisäksi toimintaamme ohjaavat omat Tapamme toimia -periaatteet.
Noudatamme toiminnassamme Hiilineutraali Helsinki 2030 -toimenpideohjelmaa ja olemme mukana vuokra-asuntojen energiatehokkuussopimuksessa (VAETS). Hekalle on myönnetty Ekokompassi-sertifikaatti osoitukseksi määrätietoisesta työstä ympäristön hyväksi. Kaikessa toiminnassamme näkyvät myös meille keskeisimmät YK:n kestävän kehityksen tavoitteet. Olemme tarkastelleet toimintaamme YK:n kestävän kehityksen teemoja peilaten ja niiden pohjalta asettaneet vastuullisuustavoitteita toimintaympäristömme kannalta keskeisissä teemoissa. Heka noudattaa toiminnassaan OECD:n toimintaohjetta monikansallisille yrityksille vastuulliseen liiketoimintaan. Lisäksi Heka toteuttaa liiketoiminnassaan asianmukaisen huolellisuuden prosessia, joka on määritetty OECD:n asianmukaista huolellisuutta koskevassa ohjeessa. Viestimme ja raportoimme vastuullisuustietojamme läpinäkyvästi ja ajantasaisesti.
Hekan toimintaa ohjaa myös lainsäädäntö. Noudatamme toiminnassamme hankintalakia sekä tilaajavastuulakia. Yhteistyökumppaninkin on tavaroita, palveluita tai rakennusurakoita Hekalle toimittaessaan sovellettava kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä, viranomaispäätöksiä sekä muuta velvoittavaa ohjeistusta. Yhteistyökumppani on lisäksi velvollinen valvomaan, että sen mahdolliset alihankkijat noudattavat edellä mainittuja vaatimuksia.
Odotamme yhteistyökumppaneiltamme taloudellista vastuullisuutta. Pyrimme hankinnoissamme vakuuttumaan yhteiskumppaniemme taloudellisesta vastuullisuudesta vaatimalla tiettyjen talouden tunnuslukujen täyttymistä, asianmukaisten sosiaaliturvamaksujen ja verojen suorittamista sekä sijoittautumismaansa toimiala-, ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisävelvollisten rekistereihin rekisteröitymistä.
Emme salli lahjontaa tai korruptiota omassa toiminnassamme ja edellytämme, että myös yhteistyökumppanimme torjuu aktiivisesti eturistiriitoja, korruptiota ja lahjontaa.
Yhteistyökumppanin tulee aktiivisesti ja suunnitelmallisesti vähentää toimintansa negatiivisia vaikutuksia ympäristölle. Kumppanimme tulee toiminnassaan pyrkiä vähentämään päästöjään, käyttämään ympäristöystävällisiä tuotteita sekä tehostamaan energian ja resurssien käyttöä. Yhteistyökumppanimme saa luovuttaa jätettä vain sellaisille tahoille, joilla on lupa vastaanottaa sitä. Lisäksi yhteistyökumppanin on varmistettava, että se ei toiminnallaan aiheuta tarpeetonta haittaa ympäristölle. Ympäristön osalta erityistä huomiota tulee kiinnittää liiketoiminnan ympäristövaikutusten kartoittamiseen, ehkäisemiseen ja ympäristöriskeihin ennalta varautumiseen. Yhteistyökumppanin on noudatettava sovellettavien ympäristölakien ja -määräysten vaatimuksia.
Lisäksi Heka kannustaa yhteistyökumppaneitaan ottamaan käyttöön sertifioidun ympäristöjärjestelmän, mikäli sellaista ei vielä ole käytössä.
Yhteistyökumppanimme on noudatettava toimintaansa koskevaa voimassa olevaa työlainsäädäntöä ja työehtosopimusta sekä työterveyttä ja -turvallisuutta koskevia säädöksiä, ja sitoutua näiden edistämiseen. Yhteistyökumppanin vastuulla on valvoa, että edellä mainitut toteutuvat myös sen alihankintaketjuissa.
Yhteistyökumppanin tulee myös noudattaa Yhdistyneiden kansakuntien (YK) ihmisoikeuksien julistuksessa määriteltyjä ihmisoikeuksia sekä Kansainvälisen työjärjestön (ILO) yleissopimuksessa määriteltyjen kansainvälisten työelämän normien työntekijöiden oikeuksia. Lisäksi yhteistyökumppanin tulee kantaa vastuu mahdollisten ihmisoikeusvaikutusten tunnistamisesta, ehkäisemisestä ja niihin puuttumisesta YK:n yrityksiä ja ihmisoikeuksia koskevien ohjaavien periaatteiden mukaisesti.
Hekan yhteistyökumppanit eivätkä niiden toimittajat tai alihankkijat saa käyttää lapsityövoimaa. Heka ei hyväksy töiden teettämistä alle 15-vuotiailla myöskään maissa, joissa se ei ole lainvastaista. Mikäli yhteistyökumppanin oman hankintaketjun toimintamaissa ei ole lapsityövoiman käytön kieltävää kansallista lainsäädäntöä, tulee yhteistyökumppanin säännöllisin menettelyin varmistaa, ettei sen hankintaketju työllistä alle 15-vuotiaita.
Myös muunlaisen pakkotyön, ihmiskaupan ja orjuuden käyttäminen Hekan tuotteiden tai palveluiden tuottamisessa ja toimittamisessa on ehdottomasti kielletty.
Emme salli syrjintää omassa toiminnassamme ja odotamme, että myös yhteistyökumppanimme pitävät toimintaansa ohjaavana periaatteena yhdenvertaisia mahdollisuuksia ja kohtelua työsuhteessa.
Edellytämme, että yhteistyökumppanimme huomioivat kaikessa toiminnassaan työturvallisuuden ja työterveyteen liittyvät lainmukaiset vaatimukset. Yhteistyökumppanin on varmistettava, että sen tarjoama työympäristö on turvallinen ja terveellinen. Työntekijöiden tulee olla suorittamaansa työhön päteviä. On yhteistyökumppanin vastuulla huolehtia, että työntekijät ovat perehtyneitä työtehtäväänsä sekä työpaikan turvallisuus- ja terveysohjeistuksiin.
Töissä on käytettävä tarvittavia suojavälineitä ja yhteistyökumppanin tulee aktiivisesti pyrkiä ehkäisemään tapaturmia. Työturvallisuuteen ja -terveyteen liittyvät tapaturmat ja vaaratilanteet tulee tutkia asianmukaisesti.
Heka kunnioittaa nykyisten, entisten ja tulevien asiakkaidensa, työtekijöidensä ja muiden yksityishenkilöiden yksityisyyttä ja henkilötietojen suojaa. Käsittelemme kaikkia henkilökohtaisia tietoja luottamuksellisesti ja noudatamme henkilötietojen käsittelyssä tietosuojaa koskevia lakeja ja määräyksiä sekä Hekan omia sisäisiä tietosuoja- ja tietoturvaohjeita. Olemme luotettava rekisterinpitäjä.
Edellytämme tietosuojalainsäädännön noudattamista sekä hyvää henkilötietojen käsittelytapaa yhteistyökumppaneiltamme. Yhteistyökumppanimme on toteutettava asianmukaiset tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet, joilla voidaan varmistaa, että henkilötietojen käsittely on tietosuojalakien mukaista ja turvallista.
Hyvä ja sujuva yhteistyö yhteistyökumppaniemme kanssa on meille tärkeää. Yhteistyökumppanin tulee aktiivisesti varmistaa, että sen toiminta on Hekan vastuullisuusperiaatteiden mukaista. Yhteistyökumppanin vastuulla on valvoa toimitusketjua ja toteuttaa tarvittavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että vastuullisuusperiaatteita noudatetaan sekä sen omassa toiminnassa, sen alihankkijoiden toiminnassa että sen toimittamien tuotteiden ja palveluiden toimitusketjussa.
Yhteistyökumppani voi osoittaa noudattavansa näitä vastuullisuusperiaatteita viittaamalla vastaaviin standardeihin perustuviin omiin eettisiin toimintaohjeisiinsa tai muihin vastaaviin yrityskäytännön ohjeisiinsa. Yhteistyökumppanin velvollisuus on verrata vaatimustenmukaisuutta ja toimittaa omat vastaavat toimintaohjeensa myös Hekalle. Jos yhteistyökumppanilla ei ole käytössä vastaavaa toimintaohjetta, yhteistyökumppanin odotetaan noudattavan Hekan vastuullisuusperiaatteita.
Yhteistyökumppanin tulee ilmoittaa Hekalle välittömästi, mikäli huomaa toiminnassaan epäkohtia, jotka eivät täytä Hekan asettamia vastuullisuusperiaatteita. Pyydettäessä yhteistyökumppanin on toimitettava Hekalle selvitys vastuullisuusperiaatteiden toteutumisesta yhteistyökumppanin toiminnassa. Vastuullisuusperiaatteiden noudattaminen ulottuu lisäksi yhteistyökumppanin alihankkijoihin, joiden osalta yhteistyökumppanin on pystyttävä myös toimittamaan selvitykset. Heka voi arvioida noudattavatko yhteistyökumppanit näitä vastuullisuusperiaatteita teettämällä yhteistyökumppaneilla itsearviointikyselyitä ja -arviointeja sekä tekemällä auditointeja paikan päällä yhteistyökumppanien tiloissa. Auditointeja voi tehdä Heka tai ne voidaan tilata valtuutetuilta kolmansilta osapuolilta. Auditoijat eivät kuitenkaan saa olla yhteistyökumppanin kilpailijoita.
EU:n kestävyysraportointidirektiivin (Corporate Sustainability Reporting Directive), jäljempänä CSRD, mukanaan tuomat raportointivelvoitteet ulottuvat myös Hekan arvoketjuun, jolloin Hekan on pystyttävä sisällyttämään raportointiinsa tietoja oman toimintansa lisäksi yhteistyökumppaneidensa toiminnan vastuullisuudesta.
Täyttääkseen CSRD:n raportointivelvoitteet Heka tarvitsee yhteistyökumppaneidensa apua kestävyystietojen keräämisessä. Yhteistyökumppanin odotetaan pyynnöstä toimittavan Hekalle kestävyystietojaan sekä tietoja vastuullisuuden tunnusluvuistaan, mikäli nämä ovat tietoja, joita Heka tarvitsee omassa raportoinnissaan. Tiedot tulee toimittaa kahden viikon sisällä pyynnöstä. Tietoja saatetaan pyytää erityisesti hankintasopimuksen piiriin kuuluvien tuotteiden ja palveluiden tuottamisesta ja toimittamisesta. Ne voivat koskea yksittäisiä tietoja tai laajempia kokonaisuuksia, kuten:
- Energiatehokkuus
- Kasvihuonekaasupäästöt
- Vaihtoehtoiset käyttövoimat kalustossa
- Jätteiden kierrätysaste
- Yhdenvertaisuus työyhteisössä