Vinkkejä tietosuojasta huolehtimiseen asukastoiminnassa.

Henkilötietojen käsittely

Jokainen vuokralaisdemokratiaelin on vastuussa siitä, että siinä tapahtuva henkilötietojen käsittely on asianmukaista. Heka ei ole vastuussa vuokralaisdemokratiaelimessä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.  

Vuokralaisdemokratiaelimen lukuun henkilötietoja säilyttävä asukasaktiivi vastaa siitä, että henkilötietoja säilytetään huolellisesti ja käytetään vain asukastoimintaan liittyviin tarkoituksiin. Esimerkiksi yhteystietoja ei saa luovuttaa ulkopuolisille henkilöille ilman suostumusta tai muuta oikeusperustetta. 

Hävitä henkilötietoja sisältävät aineistot tietoturvallisesti.

Vuokralaisdemokratiaelin päättää itse, miten henkilötietojen tai henkilötietoja sisältävien asiakirjojen tietoturvallinen säilytys järjestetään. Älä jätä henkilötietoja sisältäviä aineistoja esimerkiksi kerhohuoneen pöydälle tai julkiselle paikalle. Hävitä henkilötietoja sisältävät aineistot tietoturvallisesti. 

Yhteystietoja ei saa luovuttaa ulkopuoliselle ilman suostumusta tai muuta oikeusperustetta.

Talotoimikunnan yhteystiedot

Talotoimikunta päättää itse, miten laajasti talotoimikunnan tiedot esitetään porrashuoneen ilmoitustaululla. Heka suosittelee, että ilmoitustaululla julkaistaan talotoimikunnan jäsenten nimet, huoneistonumerot ja vähintään yksi yhteystieto (puhelinnumero tai sähköpostiosoite), jotta talon asukkaat tietävät, kenen puoleen he voivat tarvittaessa kääntyä. 

Talotoimikunnan kannattaa ottaa käyttöön yhteinen sähköpostiosoite, jonka voi julkaista ilmoitustaululla asukkaiden yhteydenottoja varten (esimerkiksi 
vmynnimi.ttk@gmail.com). 

Talotoimikunnan jäsenten yhteystietojen julkaisemiseen tarvitaan kirjallinen suostumus jokaiselta jäseneltä.

Jos talotoimikunta päättää julkaista jäsentensä yhteystiedot ilmoitustaululla tai verkkosivuilla, tarvitaan yhteystietojen julkaisemiseen kirjallinen suostumus jokaiselta talotoimikunnan jäseneltä. Talotoimikunta vastaa suostumusten keräämisestä ja säilyttämisestä. Talotoimikunnan jäsen voi milloin tahansa perua antamansa suostumuksen, jolloin julkaistut yhteystiedot on poistettava. 

Asukasaktiivi voi halutessaan itse luovuttaa omia yhteystietojaan muille Hekan asukasaktiiveille. 

Talotoimikunnan pöytäkirjat

Talotoimikunnan pöytäkirjat on tarkoitettu luettavaksi, joten harkitse, mitä tietoja talotoimikunnan pöytäkirjassa julkaistaan. Talotoimikunnan pöytäkirjassa ei saa julkaista yksittäisen talon asukkaan henkilötietoja tai häntä koskevia asioita.  

Talotoimikunnan pöytäkirjassa ei saa julkaista yksittäisen asukkaan henkilötietoja.

Julkaise asukkaiden kokouksen pöytäkirja ilman osallistujalistaa. Julkaistavaan pöytäkirjaan riittää tieto kokoukseen osallistuneiden asukkaiden lukumäärästä. Talotoimikunnan pöytäkirjassa osallistujat voidaan julkaista, kun kyseessä on luottamustehtävän hoitaminen. 

Hekalaiset.fi -verkkosivut

Hekalaiset.fi-verkkosivuilla olevat henkilötiedot ovat asukasaktiivien vastuulla, Heka ei vastaa sivuilla olevista tiedoista. Henkilötietojen laittaminen verkkosivuille on henkilötietojen sähköistä luovuttamista, joka edellyttää lähtökohtaisesti asukasaktiivin kirjallista suostumusta. 

Lisätietoa tietosuojasta

Tutustu tietosuojaviranomaisen julkaisemiin ohjeisiin henkilötietojen käsittelystä. Ajantasaiset ohjeet löytyvät tietosuojaviranomaisen verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi 

Heka on vastuussa asukasaktiivin henkilötietojen käsittelystä silloin kun Heka maksaa kokouspalkkioita tai käyttää asukasaktiivin yhteystietoja ottaakseen yhteyttä asukastoimintaan liittyvässä asiassa. Heka kerää kaikki tarvitsemansa henkilötiedot erillisellä henkilötietolomakkeella, jonka asukasaktiivi itse täyttää. Tutustu Hekan tietosuojakäytäntöihin Hekan verkkosivuilla

Asukastoiminnan tietosuojaohje pdf-muodossa