Tutustu, mitä henkilötietoja Heka kerää asiakkaista, miksi henkilötietoja tarvitaan asumisen aikana ja mihin henkilötietoja käytetään.

Asiakkaiden henkilötietojen käsittely Hekassa

 

Heka on henkilötietojesi rekisterinpitäjä

 

Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka) on rekisterinpitäjänä vastuussa siitä, että asiakkaan eli sinun henkilötietojasi käsitellään tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

 

Millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

 

Vuokrasuhde

Käsittelemme henkilötietojasi vuokrasuhteen sekä siihen liittyvien oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseksi. Vuokrasuhteessa henkilötietojesi käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen sekä sinun ja Hekan väliseen vuokrasopimukseen.

Tarvitsemme henkilötietojasi seuraavissa vuokrasuhteeseen liittyvissä asioissa, jotta asuminen Hekalla sujuisi parhaalla mahdollisella tavalla:

  • vuokranmaksun ja muiden maksujen seuranta
  • talonkirjojen ylläpito
  • sähköiset vikailmoitukset ja niiden käsittely
  • huoneistokohtaisten kulutus- ja energiatietojen seuraaminen
  • asunnon kunnossapitoon ja korjaamiseen liittyvät toimenpiteet
  • avainhallinta
  • autopaikka-, sauna- ja pesulavuorot
  • ovenavauspalvelu
  • viestintä huoneiston tai kiinteistön korjauksista
  • vuokrasuhteeseen liittyvä viestintä
  • asiakaspalvelussa asiointiin liittyvät tiedot
  • vuokranmaksutositteiden toimittaminen
  • vuokrasaatavien ja muiden huoneistoon liittyvien kulujen perintään kuuluvat toimenpiteet
  • asumishäiriöiden hoito
  • palaute- ja asiakastyytyväisyyskyselyt.

Näiden tietojen lisäksi käsittelemme arkaluonteisina tietoina koronavirusepidemiaan liittyviä terveystietojasi, jos sinä annat asiointisi (esim. puhelussa tai vikailmoituksessa) aikana näitä tietoja Hekalle. Heka käsittelee näitä terveystietoja ainoastaan koronan aiheuttaman poikkeustilan ajan. 

 

Uutiskirjeen postituslista

Uutiskirjeen postituslistalle liittyessäsi henkilötietojasi käsitellään antamasi suostumuksen perusteella. Annat suostumuksen kirjallisesti, kun liityt Hekan verkkosivuilla olevalla lomakkeella uutiskirjeen postituslistalle.

Käytämme antamiasi henkilötietojasi uutiskirjeen lähettämiseen säännöllisin väliajoin. Uutiskirjeessä saat ajankohtaista tietoa esimerkiksi Hekan toiminnasta, asumisesta ja asukastoiminnasta.

Jos et enää halua meiltä uutiskirjettä, voit milloin tahansa poistua postituslistalta uutiskirjeessä olevan perumislinkin kautta.

 

Asunnonvaihtopörssi

Säilytämme henkilötietojasi Asunnonvaihtopörssissä, jotta voimme ylläpitää käyttäjätunnustasi ja jotta voit jättää asunnonvaihtoilmoituksen, vastaanottaa viestejä muilta käyttäjiltä tai Asunnonvaihtopörssiltä sekä vastata muiden jättämiin asunnonvaihtoilmoituksiin. 

 

Ekoekspertti-mobiilisovellus

Ekoekspertti-mobiilisovelluksessa osallistut taloyhteisön ympäristöasioiden kehittämiseen digitaalisessa ympäristössä. Kun olet rekisteröitynyt Ekoekspertti-mobiilisovelluksen käyttäjäksi, käsittelemme henkilötietojasi seuraavia käyttötarkoituksia varten:

  • sovelluksen tarjoaminen ja käyttäjäsuhteen hallinnoiminen
  • sovelluksen ja sisältöjen kehittäminen
  • sovelluksen ja sisältöjen personointi
  • sovelluksen toimivuuden varmistaminen ja tekninen kehittäminen
  • Hekan ja sovelluksen käyttäjien turvallisuuden varmistaminen, sovelluksessa tapahtuvien väärinkäytösten estäminen
  • käyttäjä- ja sovellusviestintä.

Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu sovelluksen käyttöehtoihin, jotka hyväksyt rekisteröityessäsi sovelluksen käyttäjäksi.  

 

Asiakaspalvelun kameravalvonta

Hekan aluetoimistojen asiakaspalveluissa on kameravalvonta. Asiakaspalveluissamme on kameravalvonta, jotta voimme taata asiakaspalvelussa asioivien asiakkaidemme ja työntekijöidemme turvallisuuden.

Käsittelemme kameravalvonnan kuvatallenteita oikeutettuun etuun perustuen.

Asiakaspalveluissa kameravalvontaa ei kohdisteta yksittäiseen henkilöön, vaan yleisesti asiakaspalvelutilaan.

Tarkastelemme asiakaspalvelun kameravalvonnan kuvatallennetta ainoastaan häiriötilanteiden selvittämiseksi.

 

Sinusta kerättävät henkilötiedot

 

Vuokrasuhde

  • Päävuokralaisesta ja päävuokralaisen avo- tai aviopuolisosta keräämme nimen, henkilötunnuksen, yhteystiedot sekä sisään- ja ulosmuuttoajankohdat. 
  • Muista täysi-ikäisistä Hekalla asuvista asiakkaista keräämme nimen, syntymäajan, yhteystiedot sekä sisään- ja ulosmuuttoajankohdat.
  • Alaikäisistä Hekalla asuvista asiakkaista keräämme nimen, syntymäajan sekä sisään- ja ulosmuuttoajankohdat.

Asumisen aikana keräämme myös seuraavia tarpeellisia henkilötietoja:

  • vuokrasopimusta koskevat tiedot  
  • asumisessa ja vuokrasuhteessa tapahtuvat muutokset (esim. perhekoon muutos, talonkirjailmoitus, jälleenvuokrauslupa, vuokraoikeuden siirto, vuokrasopimuksen irtisanominen)
  • avainten luovutukset
  • autopaikka-, sauna- ja pesulavuorot
  • tekemäsi vikailmoitukset ja asuntoon tehdyt huolto- ja korjaustoimenpiteet
  • väistö- tai evakkoasumista koskevat tiedot
  • asunnonvaihtoa koskevat tiedot
  • asumista koskevat valitukset sekä annetut huomautukset ja varoitukset
  • vuokranmaksua koskevat tiedot
  • perintä- ja häätötoimenpiteet
  • asiakkaan asiointitiedot.

Asumisen aikana keräämme seuraavia arkaluonteisia henkilötietoja:

  • koronavirukseen liittyvät terveystiedot koronan aiheuttaman poikkeustilan ajan.

 

Uutiskirjeen postituslista

Uutiskirjeen postituslistalle liittyessäsi sinun on ilmoitettava vähintään sähköpostiosoitteesi.

Voit halutessasi ilmoittaa postituslistalle liittyessäsi myös seuraavat henkilötiedot:

  • nimesi
  • aluetoimisto, jonka toiminta-alueella asut
  • asukasaktiivisuuttasi koskevat taustatiedot.

 

Asunnonvaihtopörssi

Asunnonvaihtopörssiin rekisteröityessäsi keräämme sinusta seuraavat henkilötiedot:

  • käyttäjätunnus
  • sähköpostiosoite
  • viimeisin kirjautumistieto.

Voit halutessasi ilmoittaa Asunnonvaihtopörssiin rekisteröityessäsi myös puhelinnumerosi.

 

Ekoekspertti-mobiilisovellus

Ekoekspertti-mobiilisovelluksessa käsittelemme seuraavia henkilötietojasi:

  • sähköpostiosoitteesi
  • nimimerkkisi
  • Hekan asuinkohteesi
  • suorittamasi haastetehtävät.

 

Asiakaspalvelun kameravalvonta

Asiakaspalvelun kameravalvonnan kuvamateriaali tallennetaan. 

 

Henkilötietojesi luovuttaminen

Heka voi luovuttaa henkilötietojasi kolmansille tahoille esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

  • Heka voi luovuttaa henkilötietojasi Kelalle vuokranmaksuun ja tukien maksamiseen liittyen lain perusteella.
  • Heka voi luovuttaa henkilötietojasi sosiaaliviranomaisille asumisneuvontapalvelun toteuttamiseksi ja sosiaalihuollon tarpeen arvioimiseksi lain perusteella tai antamasi suostumuksen perusteella.  
  • Heka voi luovuttaa henkilötietojasi Helsingin kaupungin asuntopalveluille asunnonvaihtoa varten lain perusteella. 
  • Heka voi luovuttaa henkilötietojasi muille viranomaisille niitä koskevan lain tiedonsaantioikeuden perusteella.
  • Heka voi luovuttaa henkilötietojasi lainsäädännön vaatiessa, esimerkiksi oikeudenkäyntimenettelyyn liittyen. 
  • Heka voi luovuttaa henkilötietojasi vakuutusyhtiölle vahingonkorvausvaatimusten käsittelyä varten.
  • Heka voi luovuttaa henkilötietojasi luotetuille palveluntarjoajille, jotka toimivat Hekan lukuun ja ohjeistuksen mukaisesti henkilötietojen käsittelijöinä. Tällaisia palveluntarjoajia ovat muun muassa Hekan perinnän yhteistyökumppanit, avaintenhallinnan yhteistyökumppanit, IT-järjestelmien palveluntarjoajat sekä urakoitsijat.
  • Heka voi luovuttaa asukasluettelon talotoimikunnalle asukaskokousta varten lain perusteella. 
  • Heka voi luovuttaa henkilötietojasi tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten.
  • Heka voi poismuuttaessasi luovuttaa yhteystietosi uudelle asukkaalle asunnon näyttämistä varten, jos annat tähän suostumuksesi.
  • Heka ei luovuta Asunnonvaihtopörssissä antamiasi henkilötietoja ulkopuolisille.
  • Heka voi luovuttaa EkoEkspertti-mobiilisovelluksessa keräämäsi pisteet muiden sovelluksen käyttäjien nähtäväksi yhteisöhaasteiden suorittamiseksi ja pistesijoitusten näyttämiseksi.

 

Kansainväliset tietojensiirrot

Heka ei käsittele henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

 

Henkilötietojesi säilyttäminen

Heka säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin säilyttäminen on tarpeen. Säilytysajan määräytymiseen vaikuttavat henkilötietojen käyttötarkoitus ja lainsäädäntö.

Tyypillisesti Heka säilyttää henkilötietojasi koko asiakkuussuhteesi keston ajan, minkä jälkeenkin henkilötietojesi käsittely voi olla tarpeen esimerkiksi laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Uutiskirjeen postituslistaa varten antamiasi henkilötietoja säilytämme niin kauan kuin haluat vastaanottaa uutiskirjettämme.

Asunnonvaihtopörssissä antamiasi henkilötietoja säilytetään, kun käyttäjätunnuksesi on aktiivisena. Passiiviset käyttäjätunnukset poistuvat automaattisesti 3 kuukauden kuluessa viimeisestä kirjautumisesta.   

Ekoekspertti-mobiilisovelluksessa säilytämme henkilötietojasi koko sen ajan, kun käytät sovellusta. Tämän jälkeen henkilötietojesi säilyttäminen saattaa olla tarpeen esimerkiksi oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Asiakaspalvelun kameratallenteita säilytämme pääasiassa 14 vuorokautta tallentamisesta, ellei tallentamisen toteuttamiseen liittyvästä syystä tallenteita ole tarpeen säilyttää pidempään.

 

Tietosuojaoikeutesi

Sinulla on oikeus tutustua itseäsi koskevaan henkilötietoon. Voit korjata ja päivittää itseäsi koskevat henkilötiedot. Henkilötietojen korjaaminen ja päivittäminen onnistuu aina kätevimmin asioidessasi Hekan asiakaspalvelussa.

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Heka ei voi kuitenkaan poistaa kaikkia tietoja, sillä osa henkilötiedoistasi on välttämättömiä vuokrasuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Hekalla asuminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä.

Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä soveltuvan tietosuojalainsäädännön rajoissa.

Kun haluat tutustua itseäsi koskevaan henkilötietoon, pyydämme täyttämään tämän lomakkeen ja lähettämään sen sähköpostitse tietosuoja@hekaoy.fi. Lomakkeen toimittamisen jälkeen Heka varmentaa henkilöllisyytesi sähköisen allekirjoituspalvelun kautta. Voit tehdä tarkastuspyynnön myös Hekan asiakaspalvelussa, jolloin mukanasi on oltava henkilöllisyystodistus. Heka pyrkii toimittamaan henkilötietosi tutustuttavaksi sähköpostitse 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön vastaanottamisesta.

Sinulla on oikeus siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle soveltuvan tietosuojalainsäädännön rajoissa. Tämä koskee luovuttamiasi henkilötietoja, jotka on kerätty suostumuksesi tai vuokrasopimussuhteen perusteella. Sinulla ei ole oikeutta siirtää henkilötietojasi, jos henkilötietojesi käsittely perustuu lakiin.

Sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle, jos koet, että Heka on rikkonut henkilötietojesi käsittelyssä tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valitus osoitetaan tietosuojavaltuutetulle.

 

Henkilötietojesi suojaaminen

Hekalla on käytössä asianmukaiset tietotekniset ja hallinnolliset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi. 

Heka edellyttää tietojen asianmukaista suojaamista myös yhteistyökumppaneiltaan. 

 

Onko sinulla kysyttävää tietosuojasta?

Heka-konsernin tietosuojavastaavana toimii

lakiasiainjohtaja Sanna Mäkilä.

Voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaan sähköpostitse tietosuoja@hekaoy.fi, jos sinulla on kysymyksiä tietosuojakäytännöistämme.